Wie schreiben Sie ein Software-Briefing, auf dessen Grundlage Agenturen genau kalkulieren können?

Beschreiben Sie, was heute schiefläuft und was es Sie kostet. „Aufträge binden drei Personen zwei Tage, und Fehler erreichen Kunden“ ist ein Briefing. „Wir brauchen eine App mit Dashboard“ ist eine Lösung, die jemand schon für Sie gewählt hat, und sie könnte die falsche sein.

Eine gute Agentur wird die Lösung hinterfragen, wenn Sie ihr das Problem geben. Reichen Sie nur die Lösung weiter, kalkuliert sie genau das, und Sie erfahren erst später, ob es das Richtige war.

Sie brauchen kein langes Dokument. Zwei oder drei Seiten, die diese Fragen beantworten, leisten mehr als dreißig Seiten Details. Wo Sie eine Antwort nicht kennen, schreiben Sie „unsicher“. Das ist weit nützlicher als eine selbstsichere Vermutung, denn die Agentur kann dann nachfragen oder eine Analysephase vorschlagen.

Beschreiben Sie genau, wer die Nutzer sind. „Kunden“ reicht nicht. Sagen Sie, wie viele, wie technikaffin sie sind und welche Geräte sie nutzen. Ein Werkzeug für zwölf Büromitarbeitende ist ein anderes Projekt als eines für zwölftausend Käufer.

Teilen Sie Ihre Wunschliste in zwei Spalten. Muss-Funktionen sind alles, ohne das Sie nicht starten könnten. Alles andere ist ein Kann und lässt sich getrennt kalkulieren. Diese eine Änderung macht Angebote vergleichbar und gibt Ihnen etwas zum Streichen, falls das Budget knapp ist.

Listen Sie dann Ihre bestehenden Systeme auf: Buchhaltungssoftware, ERP, Tabellen, eine Website, einen Zahlungsanbieter. Schnittstellen sorgen für mehr Überraschungen als jeder andere Teil eines Projekts. Sagen Sie auch, wo Ihre Daten liegen und wie sauber sie sind. Zehn Jahre ungepflegter Kundendaten zu übernehmen ist echte Arbeit, und eine Agentur kann sie nicht kalkulieren, wenn sie nicht weiß, dass es sie gibt.

Nennen Sie einen Budgetrahmen. Manche halten ihn zurück, aus Angst, die Agentur gebe alles aus. In der Praxis passiert das Gegenteil: Er lässt die Agentur sagen, was möglich ist, und ehrlich sagen, wenn Budget und Wünsche nicht zusammenpassen. Ohne ihn bekommen Sie Angebote für Projekte sehr unterschiedlicher Größe.

Nennen Sie auch den eigentlichen Grund für den Termin. Eine Messe an einem festen Datum ist eine harte Grenze. „Irgendwann im Frühjahr“ ist flexibel, und die Agentur kann womöglich eine kleinere erste Version früher anbieten. Schreiben Sie schließlich auf, woran Sie merken, dass es fertig ist: welche Aufgaben ein Nutzer erledigen kann, wie es sich mit echten Daten verhält und wer es abnimmt.