Prozessautomatisierung
Workflow-Automatisierung für die Arbeit zwischen Ihren Systemen
Wir automatisieren die wiederkehrenden Schritte zwischen Menschen, Postfächern und Systemen: Freigaben, Nachfassen, Angebote, Bestellungen und Onboarding. Die Entscheidungen trifft weiterhin Ihr Team. Kopieren, Nachhaken und Abtippen laufen automatisch.
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Kommt Ihnen das bekannt vor?
Freigaben bleiben in einem Postfach hängen, und niemand weiß, wo eine Anfrage gerade steht.
Mitarbeitende kopieren dieselben Angaben aus E-Mails in Tabellen und danach noch einmal ins ERP.
Ob nachgefasst wird, hängt davon ab, dass jemand daran denkt. So bleiben Angebote und Zahlungen liegen.
Was wir umsetzen
Freigabeprozesse
Anfragen gehen an die richtige Person, mit Erinnerungen und einem klaren Status für alle Beteiligten.
Automatisierte Angebote
Anfragen werden gelesen, Positionen aus Ihren Preislisten kalkuliert und ein Angebotsentwurf zur Prüfung vorbereitet.
Bestellabwicklung
Bestellungen werden angelegt, gegen das Budget geprüft und ohne erneutes Abtippen an Lieferanten geschickt.
Nachfassen und Erinnerungen
Automatische Erinnerungen bei unbezahlten Rechnungen, fehlenden Unterlagen und offenen Angeboten.
Onboarding neuer Mitarbeitender
Zugänge, Unterlagen und Aufgaben der ersten Woche werden über ein einziges Formular eingerichtet.
Anwendungsbeispiele
- Beispiel
Angebote für ein Bauunternehmen
Eingehende Anfragen und Leistungsverzeichnisse werden gelesen, nach Ihrer Preisliste kalkuliert und als Angebot entworfen. Ein Kalkulator prüft es und verschickt es.
- Beispiel
Bestellanforderungen in der Logistik
Anforderungen aus den Lagern durchlaufen Budgetprüfung und Freigabe und werden dann ohne Abtippen zu Bestellungen im ERP.
- Beispiel
Forderungsmanagement in der Buchhaltung
Überfällige Rechnungen lösen höfliche Zahlungserinnerungen in der Sprache des Kunden aus, und jede Antwort wird beim Kundenkonto vermerkt.
- Beispiel
Onboarding in einer Praxisgruppe
Die Personalabteilung füllt ein Formular aus, und Zugänge, Vertrag und Einarbeitungsplan der neuen Person werden in all Ihren Tools angelegt.
Funktioniert mit
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Odoo
- SAP Business One
- Zoho
- HubSpot
Und mit weiteren Systemen, die eine API oder einen zuverlässigen Export bieten.
So läuft es ab
Analyse
Wir bilden einen Prozess gemeinsam mit den Menschen ab, die ihn täglich ausführen, und markieren, wo Zeit verloren geht und Fehler entstehen.
Umsetzung
Wir automatisieren die wiederkehrenden Schritte. Freigaben und Ausnahmen bleiben in der Hand Ihres Teams.
Start
Zuerst läuft der neue Ablauf parallel zum alten. Wir vergleichen die Ergebnisse und stellen um, sobald Ihr Team geschult ist.
Optimierung
Wir überwachen jeden Durchlauf, beheben Ausnahmen und automatisieren den nächsten Prozess, wenn Sie so weit sind.
Häufige Fragen
Welche Prozesse sollten wir zuerst automatisieren?
Beginnen Sie mit Arbeit, die häufig anfällt, festen Regeln folgt und Ihr Team spürbar belastet: Freigaben, Angebote, Bestellungen, Zahlungserinnerungen oder Onboarding. Wir suchen einen Prozess, bei dem der Zeitverlust gut sichtbar und das Risiko gering ist. Zeigt sich dort der Nutzen, fällt die Entscheidung für den nächsten leichter. Bei der Auswahl helfen wir Ihnen in der Analysephase.
Was kostet Workflow-Automatisierung?
Die Kosten hängen von der Zahl der Schritte ab, von den beteiligten Systemen, den Ausnahmen im Prozess und der Datenmenge. Nach einer kurzen Analyse erhalten Sie ein Festpreisangebot für das Projekt. Für Überwachung und neue Automatisierungen gibt es ein monatliches Paket. Eine Preisliste haben wir nicht, weil kein Prozess dem anderen gleicht.
Wie lange dauert die Automatisierung eines Prozesses?
Ein erster Prozess ist meist innerhalb weniger Wochen live. Einfache Freigaben oder Erinnerungen gehen oft schneller, Abläufe über mehrere Systeme dauern länger. Vor der Umstellung lassen wir den neuen Ablauf parallel zum alten laufen. So hängt Ihr Betrieb nie von etwas ab, das nicht getestet wurde.
Müssen wir unsere Software wechseln?
Nein. Wir bauen auf den Tools auf, die Sie bereits nutzen, etwa Microsoft 365, Google Workspace, Ihr ERP und Ihr CRM. Ziel ist es, die manuellen Schritte dazwischen zu entfernen, nicht Sie auf eine neue Plattform zu bringen. Lässt sich ein System nicht anbinden, sagen wir Ihnen das früh und zeigen Alternativen auf.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Jeder automatisierte Durchlauf wird protokolliert. Ausnahmen, etwa ein fehlendes Feld oder ein ungewöhnlicher Betrag, gehen an einen Menschen, statt einfach durchgewunken zu werden. Wir richten Benachrichtigungen ein, damit Probleme schnell auffallen. Mit einem monatlichen Paket beheben wir sie und halten die Abläufe aktuell, wenn sich Ihr Prozess ändert.
Was brauchen Sie von unserem Team?
Eine Person, die für den Prozess verantwortlich ist und erklären kann, wie er wirklich abläuft, Ausnahmen eingeschlossen. Außerdem brauchen wir Zugang zu den beteiligten Systemen, meist zuerst über ein Test- oder Sandbox-Konto. Rechnen Sie zu Beginn mit einigen kurzen Workshops und vor dem Start mit einem gemeinsamen Abnahmetermin.
Weitere Wege, Handarbeit zu reduzieren
Wählen Sie einen Prozess. Wir zeigen Ihnen, wie er automatisiert aussieht.
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