¿Cómo se redacta un brief de software que las agencias puedan presupuestar con precisión?

Describa qué va mal hoy y cuánto le cuesta. «Procesar los pedidos ocupa a tres personas dos días y los errores llegan a los clientes» es un brief. «Necesitamos una app con un panel de control» es una solución que alguien ya eligió por usted, y puede ser la equivocada.

Una buena agencia cuestionará la solución si usted le da el problema. Si solo le entrega la solución, presupuestará exactamente eso, y usted descubrirá más tarde si era lo correcto.

No necesita un documento largo. Dos o tres páginas que respondan a estas preguntas funcionarán mejor que treinta páginas de detalle. Donde no sepa una respuesta, escriba «no estoy seguro». Es mucho más útil que una suposición presentada como un hecho, porque la agencia puede entonces preguntar o proponer una fase de descubrimiento.

Sea concreto sobre quiénes son los usuarios. «Clientes» no basta. Diga cuántos son, qué nivel técnico tienen y qué dispositivos usan. Una herramienta para doce empleados de oficina es un proyecto distinto de una para doce mil compradores.

Divida su lista de deseos en dos columnas. Los imprescindibles son lo que no podría lanzar sin ellos. Todo lo demás es deseable, y puede pedir que se presupueste aparte. Este cambio hace comparables los presupuestos y le da algo que recortar si el presupuesto es ajustado.

Después enumere sus sistemas existentes: software de contabilidad, ERP, hojas de cálculo, un sitio web, un proveedor de pagos. Las integraciones causan más sorpresas que cualquier otra parte de un proyecto. Diga también dónde viven sus datos y en qué estado están. Migrar diez años de registros de clientes desordenados es trabajo real, y una agencia no puede presupuestarlo si no sabe que existe.

Comparta un rango de presupuesto. Algunas personas lo ocultan por miedo a que la agencia se lo gaste todo. En la práctica pasa lo contrario: permite que la agencia le diga qué es posible y que reconozca con honestidad cuando el presupuesto y los deseos no encajan. Sin él, recibe presupuestos de proyectos de tamaños muy distintos.

Dé también la razón real del plazo. Una feria con fecha fija es un límite fijo. «En algún momento de la primavera» es flexible, y la agencia quizá pueda ofrecer antes una primera versión más pequeña. Por último, anote cómo sabrá que está terminado: qué tareas puede completar un usuario, cómo se comporta con datos reales y quién lo aprueba.