Comment rédiger un brief logiciel que les agences peuvent chiffrer précisément ?

Décrivez ce qui ne va pas aujourd’hui et ce que cela vous coûte. « Le traitement des commandes mobilise trois personnes pendant deux jours, et des erreurs arrivent jusqu’aux clients » est un brief. « Nous voulons une application avec un tableau de bord » est une solution que quelqu’un a déjà choisie à votre place, et ce n’est peut-être pas la bonne.

Une bonne agence remettra la solution en question si vous lui donnez le problème. Si vous ne lui remettez que la solution, elle chiffrera exactement cela, et vous découvrirez plus tard si c’était la bonne chose.

Inutile d’écrire un long document. Deux ou trois pages qui répondent à ces questions valent mieux que trente pages de détails. Quand vous ne connaissez pas une réponse, écrivez « pas sûr ». C’est bien plus utile qu’une supposition assurée, car l’agence peut alors poser la question ou proposer une phase de cadrage.

Soyez précis sur les utilisateurs. « Les clients » ne suffit pas. Dites combien ils sont, leur aisance avec la technique et les appareils qu’ils utilisent. Un outil pour douze personnes au bureau n’est pas le même projet qu’un outil pour douze mille acheteurs.

Répartissez votre liste de souhaits en deux colonnes. Les indispensables sont ce sans quoi vous ne pourriez pas lancer. Tout le reste est souhaitable, et vous pouvez demander à le faire chiffrer séparément. Ce simple changement rend les devis comparables et vous donne de quoi couper si le budget est serré.

Listez ensuite vos systèmes existants : logiciel de comptabilité, ERP, tableurs, site web, prestataire de paiement. Les intégrations réservent plus de surprises que n’importe quelle autre partie d’un projet. Indiquez aussi où se trouvent vos données et dans quel état elles sont. Migrer dix ans de fiches clients désordonnées est un vrai travail, et une agence ne peut pas le chiffrer si elle ignore qu’il existe.

Communiquez une fourchette de budget. Certains la gardent pour eux, de peur que l’agence en dépense la totalité. En pratique, c’est l’inverse : elle permet à l’agence de vous dire ce qui est possible, et de signaler honnêtement quand le budget et les souhaits ne concordent pas. Sans elle, vous recevez des devis pour des projets de tailles très différentes.

Donnez aussi la vraie raison du délai. Un salon professionnel à date fixe est une limite stricte. « Au printemps, quelque part » est souple, et l’agence pourra peut-être proposer plus tôt une première version plus petite. Enfin, notez comment vous saurez que c’est fini : quelles tâches un utilisateur peut accomplir, comment l’outil se comporte avec des données réelles, et qui valide.