Dokumentenverarbeitung
KI-Dokumentenverarbeitung für Rechnungen, Verträge und Formulare
Wir entwickeln KI, die Dokumente liest, die Ihr Team heute von Hand abtippt: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare, auf Englisch und Arabisch. Sie gleicht die Daten mit Ihren Stammdaten ab und überträgt sie ins ERP. Ein Mensch prüft nur, was einen zweiten Blick braucht.
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Kommt Ihnen das bekannt vor?
Mitarbeitende tippen Rechnungen und Lieferscheine Zeile für Zeile ins ERP ab.
Tippfehler fallen erst Wochen später auf, als Zahlungsstreit oder Lücke im Bestand.
Verträge liegen in Ordnern, und niemand findet schnell Verlängerungsfristen oder Konditionen.
Was wir umsetzen
Erfassung von Rechnungen und Belegen
Lieferant, Datum, Positionen, Steuer und Summen, ausgelesen aus PDFs, Scans und Fotos.
Abgleich und Prüfung
Rechnungen werden mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, bevor etwas gebucht wird.
Vertragszusammenfassungen
Parteien, wichtige Konditionen, Fristen und Pflichten in einer klaren Übersicht für Ihr Team.
Formularerfassung
Getippte oder gescannte Formulare werden zu sauberen Datensätzen, bereit für Ihre Systeme.
Prüfansicht
Eine einfache Liste, in der Mitarbeitende unsichere Felder bestätigen, statt ganze Dokumente abzutippen.
Anwendungsbeispiele
- Beispiel
Kreditorenbuchhaltung bei einem Großhändler
Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail, werden gelesen, mit Bestellungen abgeglichen und ins ERP gebucht, sobald ein Mensch etwaige Abweichungen freigegeben hat.
- Beispiel
Lieferscheine in der Logistik
Unterschriebene Lieferscheine werden im Lager gescannt, und die Daten aktualisieren Aufträge und Bestände noch am selben Tag.
- Beispiel
Mietverträge in der Immobilienbranche
Verträge auf Englisch und Arabisch werden mit Mieter, Miete und wichtigen Fristen zusammengefasst. Anstehende Verlängerungen werden früh markiert.
- Beispiel
Patientenformulare für Praxen
Anmelde- und Versicherungsformulare werden ins Praxissystem eingelesen, sodass der Empfang weniger tippen muss.
Funktioniert mit
- Gescannte PDFs
- E-Mail-Postfächer
- Odoo
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics 365
- QuickBooks
- SharePoint
- Google Drive
Und mit weiteren Systemen, die eine API oder einen zuverlässigen Export bieten.
So läuft es ab
Analyse
Wir sammeln echte Beispiele Ihrer Dokumente, auch die unordentlichen, und legen fest, welche Felder wichtig sind.
Umsetzung
Wir richten Lese- und Prüfregeln anhand Ihrer Beispiele ein und verbinden das Ergebnis mit Ihrem ERP oder einem anderen System.
Start
Die Lösung läuft zunächst parallel zur manuellen Erfassung. Wir vergleichen die Ergebnisse und gehen live, wenn Ihr Team ihnen vertraut.
Optimierung
Wir werten Korrekturen aus, ergänzen neue Layouts und Lieferanten und prüfen die Genauigkeit regelmäßig.
Häufige Fragen
Kann die KI arabische und deutsche Dokumente lesen?
Ja. Wir entwickeln für Dokumente auf Englisch und Arabisch, Deutsch ist ebenfalls möglich. Das gilt auch für Seiten, die mehrere Sprachen mischen. Getestet wird mit Ihren echten Beispielen, denn Druckqualität, Scans und Layouts unterscheiden sich von Lieferant zu Lieferant stark. Jedes Feld, bei dem das System unsicher ist, bestätigt ein Mensch, bevor es Ihr ERP erreicht.
Wie genau ist KI-Dokumentenverarbeitung?
Die Genauigkeit hängt von der Qualität der Dokumente ab und davon, wie einheitlich die Layouts sind. Deshalb messen wir sie vor dem Start an Ihren eigenen Beispielen, statt eine Zahl zu versprechen. Jedes Feld durchläuft eine Konfidenzprüfung, und alles unter dem Schwellenwert geht an einen Menschen. Mit der Zeit verbessern Korrekturen, wie das System mit Ihren Lieferanten umgeht.
Was kostet automatische Dokumentenverarbeitung?
Die Kosten hängen von den Dokumentarten, der Zahl der Layouts, dem monatlichen Volumen und dem Zielsystem der Daten ab. Für einen Pilot mit einer Dokumentart, etwa Lieferantenrechnungen, erhalten Sie ein Festpreisangebot. Wenn wir die Lösung nach dem Start betreiben und verbessern sollen, bieten wir dafür ein monatliches Paket an.
Wie schnell ist die Lösung live?
Ein Pilot mit einer Dokumentart dauert meist einige Wochen. Darin enthalten sind die Tests mit Ihren echten Beispielen und die Anbindung an Ihr ERP. Weitere Dokumentarten lassen sich danach deutlich schneller ergänzen, weil die Prüfansicht und die Verbindungen zu Ihren Systemen bereits eingerichtet sind.
Wo werden unsere Dokumente gespeichert?
Wir planen die Lösung so, dass Dokumente und ausgelesene Daten in der Region oder Cloud bleiben, die Sie wählen. Zugriff haben nur die Personen und Systeme, die ihn brauchen. Die Aufbewahrungsregeln legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, zum Beispiel dass Originaldateien nach einer bestimmten Frist gelöscht werden.
Was brauchen Sie von uns?
Pro Dokumentart einen Stapel echter Dokumente, der Ihre häufigsten Lieferanten oder Formate abdeckt. Außerdem müssen wir wissen, wohin die Daten gehen sollen und wer Ausnahmen prüft. Mit Zugang zu einer Testumgebung Ihres ERP können wir die Anbindung sicher aufbauen, bevor irgendetwas Ihre Live-Daten berührt.
Leistungen, die mit den erfassten Daten arbeiten
Schicken Sie uns ein paar Beispieldokumente. Wir zeigen Ihnen, was die KI daraus liest.
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