Informes en Excel o panel en vivo: ¿cuándo toca cambiar?

Excel es flexible, todo el mundo lo conoce y no cuesta nada extra. Para un equipo pequeño con una sola fuente de datos y un informe que se lee una vez por semana, una buena hoja de cálculo es difícil de superar. Un panel sería solo una forma más cara de mostrar la misma tabla.

También funciona bien para explorar una pregunta que aún no tiene del todo formulada. Puede probar tres diseños en una hora. La mayoría de las veces, un panel sirve para cifras que ya sabe que necesita.

Las señales de alerta rara vez tienen que ver con la herramienta. Tienen que ver con lo que le cuesta el proceso de informes: horas de la semana de alguien, confianza en las cifras y qué antigüedad tienen los números cuando se toma una decisión.

Una sola de ellas es tolerable. Si reconoce tres, el informe se ha quedado pequeño para la hoja de cálculo.

Un panel se conecta directamente a los sistemas donde ya viven sus datos, como su ERP, CRM, tienda en línea o herramienta de contabilidad, y se actualiza según una programación. El cálculo se escribe una vez y lo usa todo el mundo, en lugar de rehacerse en el archivo de cada persona.

Eso elimina el copiado y el problema de las versiones. No elimina la necesidad de que alguien decida qué significan las cifras.

Pocas cifras. Entre cinco y diez que alguien revisa cada semana y sobre las que actúa. Un panel con cuarenta gráficos se ve impresionante en una demostración y se ignora al cabo de un mes, porque nadie sabe qué gráfico importa.

Cada cifra necesita un responsable y una definición. Responsable es una persona concreta a quien se pregunta cuando algo parece raro. Definición es una frase escrita: ¿«ingresos» incluye el IVA, las devoluciones o las facturas sin cobrar? La mayoría de los desacuerdos sobre informes son en realidad desacuerdos sobre definiciones, y un panel los hace visibles en lugar de resolverlos. Resuélvalos primero.

No lo reemplace todo. Elija el informe que más horas cuesta o que causa más discusiones, y traslade solo ese. Si el resultado no es claramente mejor, habrá perdido unas semanas y seguirá teniendo sus hojas de cálculo.