Excel-Berichte oder Live-Dashboard: Wann ist der Umstieg fällig?

Excel ist flexibel, jeder kennt es, und es kostet nichts extra. Für ein kleines Team mit einer Datenquelle und einem Bericht, der einmal pro Woche gelesen wird, ist eine gute Tabelle schwer zu schlagen. Ein Dashboard wäre nur ein teurerer Weg, dieselbe Tabelle zu zeigen.

Auch um eine Frage zu erkunden, die Sie noch nicht ganz formuliert haben, eignet es sich gut. Drei Layouts probieren Sie in einer Stunde aus. Ein Dashboard ist meist für Zahlen gedacht, von denen Sie schon wissen, dass Sie sie brauchen.

Bei den Warnzeichen geht es selten um das Werkzeug, sondern darum, was das Reporting Sie kostet: Stunden aus der Woche eines Menschen, das Vertrauen in die Zahlen und wie alt die Zahlen sind, wenn eine Entscheidung fällt.

Eines davon allein ist erträglich. Erkennen Sie drei wieder, ist der Bericht aus der Tabelle herausgewachsen.

Ein Dashboard verbindet sich direkt mit den Systemen, in denen Ihre Daten ohnehin liegen, etwa ERP, CRM, Onlineshop oder Buchhaltung, und aktualisiert sich nach Zeitplan. Die Berechnung wird einmal geschrieben und von allen genutzt, statt in der Datei jedes Einzelnen neu gebaut zu werden.

Das beseitigt das Kopieren und das Versionsproblem. Es beseitigt nicht die Notwendigkeit, dass jemand entscheidet, was die Zahlen bedeuten.

Wenige Zahlen. Fünf bis zehn, die jemand jede Woche prüft und auf die er reagiert. Ein Dashboard mit vierzig Diagrammen wirkt in der Vorführung beeindruckend und wird nach einem Monat ignoriert, weil niemand weiß, welches Diagramm zählt.

Jede Zahl braucht eine verantwortliche Person und eine Definition. Verantwortlich heißt: eine benannte Person, die man fragt, wenn etwas nicht stimmt. Definition heißt: ein geschriebener Satz. Enthält „Umsatz“ die Umsatzsteuer, Retouren oder unbezahlte Rechnungen? Die meisten Streitigkeiten über Berichte sind in Wahrheit Streitigkeiten über Definitionen, und ein Dashboard macht sie sichtbar, statt sie zu lösen. Klären Sie sie zuerst.

Ersetzen Sie nicht alles. Wählen Sie den Bericht, der die meisten Stunden kostet oder die meisten Streitigkeiten auslöst, und stellen Sie nur diesen um. Ist das Ergebnis nicht klar besser, haben Sie ein paar Wochen verloren und Ihre Tabellen noch.