Automatisation des processus
Automatisation des processus entre vos outils et vos équipes
Nous automatisons les étapes répétitives entre les personnes, les boîtes mail et les systèmes : validations, relances, devis, bons de commande et accueil des nouveaux arrivants. Votre équipe garde les décisions. Les copier-coller, les relances et la ressaisie se font tout seuls.
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Ça vous parle ?
Les validations restent bloquées dans une boîte mail et personne ne sait où en est une demande.
Vos équipes recopient les mêmes informations des e-mails vers des tableurs, puis à nouveau dans l’ERP.
Les relances dépendent de la mémoire de chacun, alors devis et paiements prennent du retard.
Ce que nous construisons
Circuits de validation
Chaque demande arrive à la bonne personne, avec des rappels et un statut clair pour tous les intervenants.
Automatisation des devis
Les demandes sont lues, les postes chiffrés à partir de vos tarifs et un projet de devis préparé pour relecture.
Gestion des bons de commande
Les bons de commande sont créés, contrôlés par rapport au budget et envoyés aux fournisseurs sans ressaisie.
Relances et rappels
Des rappels automatiques pour les factures impayées, les documents manquants et les devis en attente.
Accueil des nouveaux arrivants
Comptes, documents et tâches de la première semaine préparés à partir d’un seul formulaire.
Exemples de cas d’usage
- Exemple
Devis pour une entreprise de travaux
Les demandes entrantes et les DQE sont lus, chiffrés à partir du bordereau de prix et mis en forme en devis. Un économiste vérifie le document puis l’envoie.
- Exemple
Demandes d’achat dans la logistique
Les demandes des dépôts passent par le contrôle budgétaire et les validations, puis deviennent des bons de commande dans l’ERP, sans ressaisie.
- Exemple
Recouvrement pour une équipe finance
Les factures en retard déclenchent des relances courtoises dans la langue du client, et chaque réponse est enregistrée sur le compte.
- Exemple
Accueil des recrues dans un groupe de cliniques
Les RH remplissent un seul formulaire, et les comptes, le contrat et le planning d’intégration de la recrue sont créés dans vos outils.
Compatible avec
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Odoo
- SAP Business One
- Zoho
- HubSpot
Et tout autre système doté d’une API ou d’un export fiable.
Comment ça marche
Cadrage
Nous cartographions un processus avec les personnes qui le font tourner et repérons où le temps se perd et où les erreurs se glissent.
Développement
Nous automatisons les étapes répétitives et laissons à vos équipes la main sur les validations et les exceptions.
Lancement
Nous le faisons d’abord tourner en parallèle de l’ancienne méthode, comparons les résultats, puis basculons une fois votre équipe formée.
Amélioration
Nous surveillons chaque exécution, traitons les exceptions et automatisons le processus suivant quand vous êtes prêts.
Questions fréquentes
Quels processus automatiser en premier ?
Commencez par les tâches fréquentes, fondées sur des règles et pénibles : validations, devis, bons de commande, relances de factures ou accueil des recrues. Nous cherchons un processus où le temps perdu se voit facilement et où le risque est faible. Prouver la valeur sur celui-là facilite l’accord sur le suivant, et nous vous aidons à le choisir pendant le cadrage.
Combien coûte l’automatisation des processus ?
Le coût dépend du nombre d’étapes, des systèmes concernés, du nombre d’exceptions et du volume de données qui transitent. Nous établissons un devis forfaitaire par projet après un court cadrage, et proposons un forfait mensuel pour le suivi et les nouvelles automatisations. Il n’y a pas de grille tarifaire, car deux processus ne se ressemblent jamais.
Combien de temps faut-il pour automatiser un processus ?
Un premier processus est en général opérationnel en quelques semaines. Les circuits simples de validation ou de rappel peuvent aller plus vite, ceux qui touchent plusieurs systèmes prennent plus de temps. Nous faisons tourner le nouveau circuit en parallèle de l’ancien avant de basculer, pour que l’activité ne dépende jamais d’un outil non testé.
Faut-il changer de logiciels ?
Non. Nous construisons sur les outils que vous utilisez déjà, comme Microsoft 365, Google Workspace, votre ERP et votre CRM. Le but est de supprimer les étapes manuelles entre eux, pas de vous faire migrer vers une nouvelle plateforme. Si un système ne peut pas être connecté, nous vous le disons tôt et proposons d’autres solutions.
Que se passe-t-il en cas de problème ?
Chaque exécution automatique est enregistrée. Les exceptions, comme un champ manquant ou un montant inhabituel, sont envoyées à une personne au lieu d’être forcées. Nous mettons en place des alertes pour repérer vite les problèmes et, dans le cadre d’un forfait mensuel, nous les corrigeons et adaptons les circuits quand votre processus évolue.
De quoi avez-vous besoin de la part de notre équipe ?
D’une personne responsable du processus, capable d’expliquer comment il fonctionne vraiment, exceptions comprises. Il nous faut aussi un accès aux systèmes concernés, en général d’abord via un compte de test ou un environnement sandbox. Comptez quelques ateliers courts au démarrage et une séance de revue avant le lancement.
D’autres façons de supprimer le travail manuel
Choisissez un processus. Nous vous montrons à quoi il ressemble une fois automatisé.
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