Automatisierung und ROI: So prüfen Sie vor dem Bau, ob sie sich lohnt

Beginnen Sie mit den Kosten der Handarbeit. Zeit pro Aufgabe, mal Aufgaben pro Monat, mal die Kosten einer Arbeitsstunde dieser Person. Rechnen Sie mit den vollen Personalkosten (Gehalt plus alles, was ein Arbeitgeber zusätzlich zahlt), nicht nur mit dem Betrag auf der Gehaltsabrechnung.

Dann kommen die Kosten für Fehler hinzu: Wie viele Aufgaben müssen korrigiert werden, wie lange dauert jede Korrektur, und erreicht ein Fehler einen Kunden oder Lieferanten? Damit haben Sie eine Monatszahl für die Arbeit von Hand.

Die Automatisierung ist nicht umsonst, also ziehen Sie ihre monatlichen Kosten ab: Hosting, Softwaregebühren, Nutzungsgebühren und ein wenig Wartungszeit. Übrig bleibt die monatliche Nettoersparnis. Einrichtungskosten geteilt durch Nettoersparnis ergeben die Amortisationszeit in Monaten.

Die Zahlen sind ein Beispiel, kein Angebot und kein Richtwert. Angenommen, Ihr Team erfasst Lieferantenrechnungen von Hand. Setzen Sie für jede Zahl Ihre eigene ein, die Methode bleibt dieselbe.

Es gehen 400 Rechnungen im Monat ein, und die Erfassung dauert pro Rechnung 6 Minuten. Eine Arbeitsstunde kostet 15 $ (volle Personalkosten). Nach der Automatisierung prüft bei 10 % der Rechnungen weiterhin ein Mensch nach.

Nicht den lästigsten. Der beste erste Kandidat ist langweilig, häufig und regelbasiert. Fällt dieselbe Aufgabe Hunderte Male im Monat an und folgt sie Schritten, die neue Mitarbeitende an einem Tag lernen, geht die obige Rechnung meist auf.

Aufgaben, die in jedem Fall Urteilsvermögen verlangen oder deren Regeln sich alle paar Wochen ändern, sind als erste Kandidaten schlecht geeignet. Sie kosten mehr im Bau und mehr in der Pflege.

Der häufigste Fehler: Man zählt, was die Automatisierung spart, aber nicht, was sie braucht. Manche dieser Kosten sind klein. Manche machen den Unterschied zwischen 8 und 18 Monaten.

Vergessen Sie auch die Seite der Einsparungen nicht: die Zeit, die Sie nicht mehr mit Fehlersuche verbringen, und die Tage, die eine Aufgabe früher liegen blieb, weil die eine Person, die sie erledigte, abwesend war.

Kommt die Amortisation auf drei Jahre heraus oder hängt die Ersparnis von einem Volumen ab, das Sie vielleicht irgendwann erreichen, warten Sie. Setzen Sie das Geld anders ein oder wählen Sie eine günstigere Variante: eine Vorlage, eine Checkliste oder eine einfache Tabellenformel.

Seien Sie auch beim Argument der gesparten Stunden vorsichtig. 36 gesparte Stunden im Monat sind nur dann Geld wert, wenn Sie diese Stunden sinnvoll nutzen oder dadurch eine Neueinstellung vermeiden. Sonst ist es ein angenehmerer Montag. Das ist in Ordnung, aber eine andere Art von Gewinn.