Dokumente3 Min. LesezeitVon Ahmed AkramVeröffentlicht 30. Oktober 2026

Lässt sich die Rechnungserfassung automatisieren, ohne für jeden Lieferanten eine Vorlage zu bauen?

Wenn Ihr Team den Vormittag damit verbringt, Lieferantenrechnungen ins Buchhaltungssystem zu tippen, haben Sie sich wahrscheinlich schon einmal OCR angesehen, und der Aufwand hat Sie abgeschreckt: eine Vorlage pro Lieferant und eine neue, sobald ein Lieferant sein Layout ändert. So muss es heute nicht mehr laufen.

Kurze Antwort

Ja. Aktuelle Dokumenten-KI liest eine Rechnung nach ihrer Bedeutung (das ist der Lieferant, das ist die Summe, das sind die Positionen) und nicht nach festen Positionen auf der Seite. Ein neues Layout braucht deshalb keine neue Vorlage. Verlässlich wird das erst durch die Prüfungen drumherum: neu berechnete Summen und Steuern, Abgleich mit Lieferanten- und Bestelldaten in Ihrem ERP, Dublettenerkennung und eine Person, die alles Unsichere sichtet, bevor gebucht wird.

Warum Vorlagen-OCR so oft versagt

Klassische OCR macht aus der Seite Text und verlässt sich dann auf eine Vorlage, die sagt: „Die Rechnungsnummer steht in diesem Feld.“ Das funktioniert für ein Layout. Dann verschiebt ein Lieferant sein Logo, fügt eine Spalte hinzu oder schickt ein Handyfoto, und die Vorlage liest das falsche Feld, ohne es jemandem zu sagen.

So pflegen Teams am Ende Dutzende Vorlagen oder geben auf und tippen wieder. Beides will niemand.

Wie das Auslesen ohne Vorlage funktioniert

Ein KI-Modell für Dokumente liest die ganze Rechnung so, wie ein Mensch es täte, und liefert strukturierte Felder zurück: Lieferant, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Positionen, Steuer und Summen, jeweils mit einem Konfidenzwert. Wo auf der Seite die Summe steht, spielt für das Modell keine Rolle.

Vom Posteingang ins ERP

Erfassen
Rechnungen kommen per E-Mail, Upload oder Scan, als PDF oder Foto.
Auslesen
Die KI liest Lieferant, Datumsangaben, Positionen, Steuer und Summen aus, auf Arabisch oder Englisch.
Prüfen
Summen und Steuer werden neu berechnet, Lieferant, Bestellung und Dubletten mit Ihrem ERP abgeglichen.
Sichten
Alles Unsichere geht an eine Person, mit dem Original neben den ausgelesenen Feldern.
Buchen
Freigegebene Rechnungen werden in Ihrem ERP oder Buchhaltungssystem angelegt, bereit für den Zahlungslauf.

Die Daten sauber ins ERP bringen

Die Rechnung zu lesen ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist, sauber ins ERP zu schreiben: über die API des Systems (Odoo, SAP Business One, Dynamics 365, Zoho und die meisten anderen haben eine) einen Entwurf der Lieferantenrechnung anlegen, ihn dem richtigen Lieferanten und der richtigen Bestellung zuordnen und ihn im Entwurf lassen, bis jemand freigibt, zumindest in den ersten Monaten.

Wo Sie Bestellungen und Wareneingänge haben, kann das System alle drei abgleichen und Abweichungen melden. Gerade diese Prüfung bringt einen großen Teil der Einsparung, denn sie findet überhöhte Rechnungen, die bei manueller Erfassung gern durchrutschen.

Drei Wege, Lieferantenrechnungen zu verarbeiten

	Manuelle Erfassung	Vorlagen-OCR	Dokumenten-KI mit Prüfungen
Neues Lieferantenlayout	Abtippen wie immer	Braucht eine neue Vorlage	Ohne Einrichtung gelesen
Scans und Handyfotos	Langsam	Scheitert oft	Gelesen, bei Unsicherheit mit Prüfung
Summen und Steuer geprüft	Nach Augenmaß	Selten	Bei jeder Rechnung
Weg ins ERP	Von Hand getippt	Export, dann Import	Entwurf zur Freigabe angelegt

Manuelle Erfassung

Neues Lieferantenlayout: Abtippen wie immer
Scans und Handyfotos: Langsam
Summen und Steuer geprüft: Nach Augenmaß
Weg ins ERP: Von Hand getippt

Vorlagen-OCR

Neues Lieferantenlayout: Braucht eine neue Vorlage
Scans und Handyfotos: Scheitert oft
Summen und Steuer geprüft: Selten
Weg ins ERP: Export, dann Import

Dokumenten-KI mit Prüfungen

Neues Lieferantenlayout: Ohne Einrichtung gelesen
Scans und Handyfotos: Gelesen, bei Unsicherheit mit Prüfung
Summen und Steuer geprüft: Bei jeder Rechnung
Weg ins ERP: Entwurf zur Freigabe angelegt

Lohnt es sich bei 20 Rechnungen am Tag?

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Nehmen Sie die Rechnungen eines Monats, multiplizieren Sie sie mit den Minuten, die Tippen und Prüfen pro Stück dauern, und Sie haben die Stunden, um die es geht. Lange Rechnungen mit vielen Positionen dauern deutlich länger, als man schätzt.

Testen Sie es dann, bevor Sie jemandem glauben, auch uns. Ein Pilotprojekt mit den echten Rechnungen des Vormonats zeigt, wie viele Felder das System richtig liest und wie viele noch eine Person brauchen. Diese Zahl entscheidet, ob es sich lohnt, nicht die Genauigkeitsangabe eines Anbieters.

Weitere häufige Fragen

Wie genau liest die KI Rechnungen aus?

Das hängt von Ihren Dokumenten ab: saubere PDFs liest sie sehr gut, verblasste Scans weniger gut. Wir messen die Genauigkeit vor dem Start an einer Stichprobe Ihrer echten Rechnungen, und alles, bei dem das System unsicher ist, geht an eine Person statt direkt in Ihre Bücher.

Kann sie arabische Rechnungen lesen?

Ja. Sie liest arabische und englische Rechnungen, auch solche, die beides mischen, und kommt mit arabisch-indischen Ziffern zurecht. In das Pilotprojekt nehmen wir arabische Rechnungen Ihrer eigenen Lieferanten auf.

Bucht sie falsche Zahlen auf unsere Konten?

Nicht, wenn sie richtig eingerichtet ist. Rechnungen werden als Entwurf angelegt, Summen neu berechnet, und alles, was eine Prüfung nicht besteht, wartet auf eine Person. Gebucht wird erst, was die vereinbarten Regeln erfüllt.

Passende Leistung

DokumentenverarbeitungKI-Dokumentenverarbeitung, die Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Formulare auf Englisch und Arabisch liest, die Daten prüft und in Ihr ERP überträgt.Zur Leistung

Schicken Sie uns die Rechnungen des letzten Monats und sehen Sie, was die KI daraus liest.

Sprechen Sie mit uns