Neues ERP oder bessere Integrationen: Was braucht Ihr Unternehmen?

Fragen Sie, wo es hakt. Tritt das Problem zwischen den Systemen auf (eine Bestellung kommt im Shop an, dann tippt jemand sie ins ERP ein, dann noch einmal in die Buchhaltung), ist es ein Integrationsproblem. Ein neues ERP gäbe Ihnen nur einen neuen Ort, an dem Sie dieselbe Bestellung noch einmal eintippen.

Liegt das Problem innerhalb eines Systems, sieht es anders aus. Das ERP kommt mit Ihren Preisregeln nicht zurecht, mit Ihrem Lagerprozess oder einer neuen Produktlinie, auch nachdem ein Spezialist jede Einstellung versucht hat. Das ist einen genaueren Blick wert.

Ein Ersatz ändert alles auf einmal: jeden Bildschirm, jeden Bericht, jede Gewohnheit, dazu Jahre an Datensätzen, die umziehen und geprüft werden müssen. Das Verbinden Ihrer vorhandenen Systeme ändert jeweils einen Ablauf, und Sie können ihn abschalten, wenn er Probleme macht.

Dieser Unterschied im Risiko zählt mehr als der im Preis. Eine gescheiterte Integration ist eine lästige Woche. Eine gescheiterte ERP-Umstellung kann Rechnungsstellung und Versand lahmlegen.

Es beginnt klein. Wir wählen den Ablauf, der am meisten Zeit kostet, etwa eine Webbestellung, die erst ins ERP und dann in die Buchhaltung gelangt, und bauen nur diesen. Die meisten modernen Systeme bieten dafür eine API. Ältere haben vielleicht nur Dateiexporte und -importe, was ebenfalls funktioniert.

Prüfen Sie auch die aktuellen Bedingungen der API jedes Systems. Manche Hersteller begrenzen den Zugang oder verlangen dafür Geld, und das gehört ins Budget, bevor der Bau beginnt.

Ehrlich gesagt eine ganze Menge. Eine Prognose, eine einmalige Analyse, eine Preisliste, die nur eine Person pflegt, eine Planungstabelle für ein einzelnes Team. Tabellen sind ein gutes Werkzeug, wenn eine Person die Datei besitzt und nichts anderes davon abhängt.

Verlagern Sie die Daten in ein System, wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, wenn sie in Entscheidungen über Geld einfließt oder wenn jemand sie in ein anderes System abtippt. Selbst dann müssen Sie die Tabelle selten verbieten. Oft ist es besser, das System zur Quelle zu machen und die Tabelle daraus lesen zu lassen.

Ersetzen Sie das System, wenn der Hersteller es nicht mehr unterstützt, wenn es einen Prozess nicht abbilden kann, von dem das Unternehmen jetzt abhängt, oder wenn jede Änderung einen externen Spezialisten und wochenlanges Warten braucht. Auch dann, wenn es sich gar nicht anbinden lässt: keine API, kein Dateiexport, kein Weg hinein.

Selbst dann ist die Integrationsarbeit nicht umsonst. Ein neues ERP muss ebenfalls mit Ihrem Shop, Ihrem CRM und Ihrer Bank reden, die Verbindungen werden also auf dem neuen System neu aufgebaut. Wir sagen Ihnen lieber ehrlich, dass ein System am Ende seines Lebenszyklus ist, als Verbindungen um es herum zu bauen.