عائد الأتمتة: كيف تتأكد أنها مجدية قبل أن تبنيها

ابدأ بالتكلفة اليدوية: الوقت لكل مهمة، مضروباً في عدد المهام شهرياً، مضروباً في تكلفة ساعة ذلك الموظف. استخدم التكلفة الكاملة (الراتب مع ما يدفعه صاحب العمل فوقه)، لا الرقم المكتوب في كشف الراتب فقط.

ثم أضف تكلفة الأخطاء: كم مهمة تحتاج إلى تصحيح، وكم يستغرق كل تصحيح، وهل يصل أي خطأ إلى عميل أو مورّد. بذلك يصبح لديك رقم شهري لتكلفة إنجاز العمل يدوياً.

الأتمتة ليست مجانية في التشغيل، لذلك اطرح تكلفتها الشهرية: الاستضافة ورسوم البرامج ورسوم الاستخدام وقليلاً من وقت الصيانة. ما يتبقى هو صافي التوفير الشهري. وتكلفة الإعداد مقسومة على صافي التوفير الشهري تعطيك فترة الاسترداد بالأشهر.

هذه الأرقام مثال فقط، وليست عرض سعر ولا معياراً. لنفترض أن فريقك يُدخل فواتير الموردين يدوياً. استبدل كل رقم برقمك أنت، وتبقى الطريقة صحيحة.

لنفترض أن 400 فاتورة تصل كل شهر، وأن إدخال كل فاتورة يستغرق 6 دقائق. وتكلفة الموظف 15 دولاراً في الساعة بالتكلفة الكاملة. وبعد الأتمتة، تبقى 10% من الفواتير بحاجة إلى مراجعة من شخص.

ليست بالضرورة المهمة الأكثر إزعاجاً. أفضل مرشح أول هو المهمة الرتيبة المتكررة التي تقوم على قواعد. إذا تكررت المهمة نفسها مئات المرات في الشهر، وكانت خطواتها مما يتعلمه موظف جديد في يوم واحد، فالمعادلة أعلاه تنجح عادةً.

أما المهام التي تحتاج إلى تقدير شخصي في كل حالة، أو التي تتغير قواعدها كل بضعة أسابيع، فهي اختيار ضعيف للبداية. بناؤها أغلى، وصيانتها أغلى.

الخطأ الشائع أن يحسب الناس ما توفره الأتمتة دون أن يحسبوا ما تحتاج إليه. بعض هذه التكاليف صغير، وبعضها هو الفرق بين 8 أشهر و18 شهراً.

ولا تنسَ جانب التوفير أيضاً: الوقت الذي كان يضيع في ملاحقة أخطاء لم تعد تحدث، والأيام التي كانت المهمة تنتظر فيها لأن الشخص الوحيد الذي ينفذها كان غائباً.

إذا بلغت فترة الاسترداد ثلاث سنوات، أو كان التوفير يعتمد على حجم تأمل أن تبلغه يوماً ما، فانتظر. ضع المال في مكان آخر، أو اختر نسخة أرخص: قالباً أو قائمة فحص أو معادلة بسيطة في جدول بيانات.

وكن حذراً أيضاً من حجة الساعات الموفَّرة. توفير 36 ساعة في الشهر لا يتحول إلى مال إلا إذا استُخدمت هذه الساعات في عمل مفيد، أو جنّبتك توظيف شخص جديد. وإلا فهو أسبوع عمل أهدأ، وهذا جيد، لكنه نوع آخر من العائد.