هل يمكن أتمتة إدخال الفواتير دون قالب لكل مورّد؟

تحوّل تقنية OCR التقليدية الصفحة إلى نص، ثم تعتمد على قالب يقول «رقم الفاتورة في هذا المربع». وهذا ينجح مع تنسيق واحد. ثم ينقل مورّد شعاره، أو يضيف عموداً، أو يرسل صورة التقطها بهاتفه، فيقرأ القالب المربع الخطأ دون أن يخبر أحداً.

فينتهي الأمر بالفرق إلى صيانة عشرات القوالب، أو إلى الاستسلام والكتابة اليدوية. وليس هذا ما أراده أحد.

يقرأ نموذج ذكاء المستندات الفاتورة كاملة كما يقرؤها إنسان، ويعيد حقولاً منظمة: المورّد ورقم الفاتورة والتواريخ والبنود والضريبة والإجماليات، لكل منها درجة ثقة. ولا يهمه في أي موضع من الصفحة يقع الإجمالي.

قراءة الفاتورة نصف العمل فقط. والنصف الآخر هو الكتابة في ERP كما ينبغي: إنشاء مسودة فاتورة مورّد عبر API النظام (Odoo وSAP Business One وDynamics 365 وZoho ومعظم الأنظمة الأخرى توفر واحدة)، وربطها بالمورّد وأمر الشراء الصحيحين، وتركها مسودة إلى أن يعتمدها أحد، على الأقل في الأشهر الأولى.

وعندما توجد أوامر شراء وإيصالات استلام بضائع، يستطيع النظام مطابقة الثلاثة معاً وتنبيهك إلى الفروق. وهذا الفحص مصدر جزء كبير من الوفر، لأنه يكشف الفوترة الزائدة التي يفوّتها الإدخال اليدوي في الغالب.

احسبها بأرقامك أنت. خذ عدد الفواتير التي تعالجها في الشهر، واضربه في عدد الدقائق التي تستغرقها كل فاتورة في الكتابة والتدقيق، فيظهر لك عدد الساعات. والفواتير الطويلة ذات البنود الكثيرة تستغرق وقتاً أطول مما يظن الناس بكثير.

ثم اختبره قبل أن تصدّق أحداً، ونحن منهم. تجربة أولية على فواتير الشهر الماضي الحقيقية تُظهر كم حقلاً يقرؤه النظام صحيحاً وكم حقلاً ما زال يحتاج إلى شخص. هذا الرقم هو ما يحسم الجدوى، لا ما يعلنه مزوّد عن دقة نظامه.