Vos données d’entreprise sont-elles prêtes pour les agents IA et l’automatisation de documents ?

Un agent IA répond à partir de ce qu’il peut trouver. Si votre tarif existe en quatre versions, il peut citer n’importe laquelle. Si la politique de remboursement a été mise à jour au printemps dernier mais que l’ancien PDF traîne encore dans le dossier partagé, l’agent peut répéter l’ancienne politique avec un aplomb total.

La première question n’est donc pas quel outil d’IA acheter. C’est de savoir si un nouvel employé consciencieux, avec vos seuls fichiers, trouverait la bonne réponse. S’il aurait du mal, l’IA aussi.

Vous n’avez pas besoin de données parfaites. Il vous faut des données que vous savez décrire : où elles sont, qui en est responsable, quelle copie fait foi. Voici les signes que nous cherchons lors d’un premier échange.

La plupart des entreprises sont quelque part entre les deux, avec des zones en bon état et d’autres en désordre. C’est utile, car cela vous dit où un projet pilote peut démarrer sans risque.

Un PDF scanné est une image de texte. Pour l’exploiter, un logiciel doit d’abord le lire par OCR (reconnaissance optique de caractères), et le résultat vaut ce que vaut le scan. Pages de travers, tampons sur le texte, écriture manuscrite et photocopies pâles réduisent la précision. Un PDF numérique ou un fichier Word évite complètement cette étape : gardez donc l’original numérique chaque fois qu’il existe.

Les documents en arabe, ou mêlant arabe et anglais, demandent plus de soin. Le texte va de droite à gauche, mais les chiffres, les dates et les noms en alphabet latin vont de gauche à droite dans la même ligne, et certains outils brouillent l’ordre. Testez un échantillon de vos vrais documents avec l’outil que vous envisagez, plutôt que de vous fier à une liste de fonctions. Les documents manuscrits ou très tamponnés peuvent encore demander qu’une personne confirme ce qui a été lu.

Inutile de nettoyer toute l’entreprise. Choisissez le domaine que le projet d’IA va toucher, comme les factures fournisseurs, les réponses du support client ou les contrats, et ne nettoyez que celui-là. La durée dépend de la quantité de documents et du nombre de personnes qui les détiennent.

Désignez un responsable du résultat. Un nettoyage dont personne n’est responsable redevient un fouillis en quelques mois.

N’essayez pas de tout corriger en même temps. Corrigez d’abord ce qui ferait donner à l’IA une mauvaise réponse avec assurance, et laissez les défauts cosmétiques pour plus tard.

Les accès viennent tôt, car ils sont difficiles à rattraper après coup. Si un agent peut lire tout le disque partagé, quiconque peut parler à l’agent peut en pratique le lire aussi.